PROTOKOLL: BIDRA TIL FAGBEVEGELSENS ARBEID FOR EN RETTFERDIG GRØNN OMSTILLING

Når du har forstått hva grønn omstilling betyr for din arbeidsplass, og fått tilbakemeldinger fra kolleger om deres behov, interesser eller bekymringer, kan du ta dette opp i et møte med ledelsen. Husk å protokollføre møtene.

Protokoller er et viktig verktøy for tillitsvalgte i møte med arbeidsgiver. De sikrer en formell og skriftlig dokumentasjon av hva som ble diskutert og besluttet i møter, enten det er enighet eller uenighet mellom partene. 

Protokollføring er også viktig i fagbevegelsens arbeid med grønn omstilling. LO og forbundene har behov for å motta protokoller fra lokale møter for å kunne løfte tillitsvalgtes saker videre i organisasjonen – både der hvor tillitsvalgte og ledelse har oppnådd enighet, og i tilfeller hvor konflikt oppstår. Dette bidrar til fagbevegelsens arbeid for å utvikle avtaleverket, og styrker forbundenes og LOs mulighet til å støtte tillitsvalgte på arbeidsplassen ved å kjempe for gode arbeidsvilkår og mer rettferdige prosesser i grønn omstilling på sentralt nivå.

Ved grønn omstilling på arbeidsplassen kan protokoller være særlig viktige i situasjoner hvor tillitsvalgt og ledelse på arbeidsplassen diskuterer eller forhandler om tiltak for:

• Ekstremværhendelser som påvirker bedriften og krever tiltak for sikkerhet, beredskap eller omstilling.
• Endringer og omstillinger i driften på grunn av klimaendringer eller nye krav til bærekraft.
• Initiativer for en "grønnere" drift, der bedriften innfører miljøvennlige tiltak som påvirker arbeidsforholdene.
• Nedbemanning, omorganisering eller innføring av nye teknologier, der det er behov for tydelig dokumentasjon av partenes synspunkter og beslutninger.

Stegvis manual: Slik bruker du protokoll

 Tenk på protokoll som et bevis på hva som ble diskutert/ ikke diskutert og besluttet/ ikke besluttet i et møte som er avholdt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker(e). Dere skriver protokoll enten dere er enige (enighetsprotokoll) eller dere er uenige (uenighetsprotokoll).

Steg 1: Innkalling til møte

• Tillitsvalgte eller arbeidsgiver kaller inn til et møte.
• Hjemmel for møtet vises til i Hovedavtalens § 2-3 (for forhandlingsmøter) eller §9-3 (for drøftingsmøter).
• Dato, klokkeslett og deltakere avtales. 

Steg 2: Gjennomføring av møtet

• Begge parter presenterer sine synspunkter. 
• Temaet diskuteres, og eventuelle løsninger vurderes.
• Dersom enighet oppnås, skrives en enighetsprotokoll. Hvis ikke, skrives en uenighetsprotokoll.

Steg 3: Utfylling av protokoll

Protokollen bør inneholde: 

• Sted og dato for møtet
• Tema og hjemmel (hvilken bestemmelse møtet bygger på)
• Deltakere (navn og roller)
• Bakgrunn (hva som har skjedd tidligere i saken)
• Beskrivelse av temaet som er diskutert
• Begge parters synspunkt, tydelig formulert
• Beskrivelse av videre prosess

Steg 4: Signering

• Når protokollen er ferdig, signeres den av begge parter.
• Signaturen bekrefter at innholdet er riktig gjengitt, selv om partene er uenige.

Steg 5: Videre oppfølging

• En enighetsprotokoll gir grunnlag for oppfølging av vedtatte tiltak.
• En uenighetsprotokoll kan sendes videre til forbundet ditt sentralt for vurdering av juridisk bistand.
• I KS-kommunalområdet kan det forvaltes videre i vernelinjene og administrasjonen

Tips for god protokollføring:

• Skriv saklig og presist.
• Unngå personlige meninger – protokollen skal gjenspeile fakta.
• Bruk den vedlagte mal for uenighetsprotokoll for en ryddig struktur.

Denne manualen gir deg et solid utgangspunkt for å føre og bruke protokoller effektivt.