Advarsel er et virkemiddel arbeidsgiver kan bruke som en negativ reaksjon på klanderverdig adferd fra arbeidstaker. En advarsel vil normalt være en personopplysning og et spørsmål som oppstår er om arbeidsgiver står fritt til å lagre en advarsel i personalmappen, og når kan eventuelt arbeidstaker kreve at en advarsel slettes?
På LO-advokatenes blogg har vi tidligere behandlet bruk av advarsel som reaksjonsform og påpekt enkelte forskjeller mellom arbeidsmiljøloven og lov om statsansatte,
Følg LO-advokatenes gruppe på Facebook og få informasjon om arbeidsrettslige nyheter og aktuelle innlegg direkte.
I lov om statsansatte er ordensstraff en egen reaksjonsform og statsansatteloven § 25 (4) bestemmer at ordensstraff kan lagres i inntil fem år. Arbeidsmiljøloven har, i likhet med lov om statsansatte, ingen regler om hvor lenge andre former for advarsler kan lagres. Slike regler finner vi derimot i personopplysningsloven og GDPR. I lovforarbeidene til personopplysningen (prop. 94 L (2016-2017) side 163) sies det kort om lagring av advarsel i arbeidsforhold:
«Lagring av skriftlige advarsel innenfor rammen av arbeidsgivers styringsrett, skal fremdeles vurderes etter personopplysningsloven. For slike advarsler kreves at det foretas en konkret vurdering av hvor lenge det er nødvendig å lagre opplysningene for å gjennomføre formålet med registreringen av opplysningene».
Etter personvernforordningen artikkel 8 må arbeidsgiver ha et lovlig behandlingsgrunnlag for å lagre en advarsel i den ansattes personalmappe. Formålet med behandlingen og det rettslige grunnlaget for innhentingen, er sentrale momenter arbeidsgiver må vurdere når opplysninger om advarsler skal lagres.
Hvis personopplysninger skal lagres kreves det et behandlingsgrunnlag. Hjemmelen for å lagre advarsler vil normalt være GDPR artikkel 6 bokstav f. Bestemmelsen fastslår at advarsler kan lagres etter en interessevurdering mellom arbeidstakeren og arbeidsgiverens behov. Det må normalt legges til grunn at arbeidsgiver kan lagre en advarsel i medhold av denne bestemmelse. En advarsel kan f.eks. ha betydning for å dokumentere behov for oppfølging eller eventuelt ved en senere oppsigelse/avskjed, men arbeidsgiver må i hver enkelt sak foreta en konkret vurdering av om vilkårene for lagring er oppfylt. Det samme følger av avtale mellom staten og LO/YS mv om behandling av personopplysninger. Etter avtalen kan personopplysninger lagres bl.a. dersom det er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse.
Arbeidstaker kan kreve personopplysninger slettet i medhold av GDPR artikkel 17, og arbeidsgiver har ikke anledning til å lagre flere opplysninger enn det som er «nødvendig for formålene de behandles for», jf. artikkel 5 nr. 1 bokstav c. Hvis arbeidstaker mener en advarsel skal slettes etter et visst tidsrom bør det fremsettes begrunnet krav om dette. Personopplysningsnemnda har avsagt noen avgjørelser som kan gi en viss veiledning om sletting av advarsler:
Saken i PVN- 2018-11 gjaldt en statlig arbeidstaker (A) som klaget til Datatilsynet på at arbeidsgiveren hadde lagret to tilrettevisninger i personalmappen. Den første tilrettevisningen var lagret i personalmappen i syv år, den andre i tre år og ni måneder. Nemnda påla arbeidsgiveren å slette begge tilrettevisningene fra personalmappen. Det forelå ikke en tvingende berettiget interesse i fortsatt å lagre de skriftlige advarslene som omhandlet episoder som lå flere år tilbake i tid. Nemnda viste til at alvorlighetsgraden av de aktuelle hendelsene som hadde resultert i advarslene og at etterfølgende adferd og arbeidsprestasjoner var sentrale momenter ved vurderingen av om advarselen skulle slettes.
Det ble blant annet vektlagt at arbeidstakeren hadde gitt en skriftlig unnskyldning til den tekstmeldingen omhandlet og det hadde ikke vært noen ytterligere episoder. Nemnda uttalte at det ikke var tilstrekkelig å vise til en mulig, helt uspesifisert fremtidig prosess, med mindre det dreier seg om svært alvorlige forhold eller situasjoner hvor det var behov for stadige tilrettevisninger. Det var ikke tilfellet i denne saken.
Etter lov om statsansatte § 25 (4) kan opplysninger om ordensstraff lagres i personalmappen i fem år. Noen tilsvarende regel gjelder ikke direkte for tilrettevisning eller advarsel som reaksjonsform. Med mindre det foreligger helt spesielle forhold taler mye for at fem år også er en yttergrense for lagring av advarsler.
I PVN-2018-11 understreket nemnda at det ikke er en generell adgang til å oppbevare personopplysninger i en personalmappe etter at ansettelsesforholdet er opphørt. Når arbeidsforholdet opphører vil som hovedregel også formålet med lagringen opphøre. Det kan tenkes unntak fra dette og en illustrasjon på saken i PVN-2018-15 gir en illustrasjon. I den saken kom nemnda til at arbeidsgiver hadde en berettiget interesse til fortsatt å oppbevare personopplysningene. Bakgrunnen for dette var at arbeidstaker, etter avslutning av ansettelsesforholdet, hadde en pågående klagesak mot arbeidsgiver (Diskrimineringsnemnda). Arbeidstaker mente seg utsatt for aldersdiskriminering og nemnda mente bruken av personopplysningene da var nødvendig for å dokumentere saksbehandlingshistorikken. Nemnda la til grunn at den nye bruk av opplysningene var forenelig med det opprinnelige formål, jf. GDPR artikkel 6 nr. 4 og artikkel 5 nr. 1 bokstav b og c.
Avgjørelser fra Personvernnemda leses her:
Facebook
Twitter
LinkedIn
E-post
