Sjefen_kan_ikke_uten_videre_snoke_i_e-posten_din!

Det er kun rett til innsyn i jobbrelaterte e-postkontoer det her dreier seg om. Private e-postkontoer har arbeidsgiver ikke innsynsrett i. Innsyn i e-post og annet elektronisk materiale bør ikke kreves med mindre det er gode grunner for det og alternative metoder bør undersøkes og vurderes før innsyn. Noe av grunnen til dette er at materialet kan inneholde sensitiv eller taushetsbelagt informasjon. Materialet kan også inneholde personopplysninger om den ansatte, men også tredjepersoner. Videre kan både skjult og åpenlys overvåkning kan ha en negativ påvirkning på arbeidsforholdet, herunder tillitten mellom ansatt og ledelse. Derfor skal kontrolltiltak generelt, og innsyn spesielt kun benyttes der det er et saklig og nødvendig behov for det. Det skal også vurderes om kontrolltiltaket innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren.             

Reglene om innsyn i e-postkontoer følger av arbeidsmiljøloven kapittel 9 og en egen forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale, samt EUs personvernforordning (GDPR).  

I hvilke tilfeller er det tillatt?  

Innsyn i de ansattes e-postkorrespondanse er et kontrolltiltak som kan være nødvendig for å avdekke grove brudd på bedriftens reglementer, kritikkverdige forhold eller til og med straffbare forhold. I andre tilfeller kan det være nødvendig å få tilgang til en ansatts e-poster for å ivareta driften av virksomheten. Skoleeksemplet her er at den ansatte har et lengre syke- eller permisjonsopphold og at nødvendig informasjon kun finnes i den ansattes e-postkorrespondanse. Uansett grunnlag stilles det krav til fremgangsmåten når en arbeidsgiver vil ha innsyn i den ansattes e-post.

Krav til innsynsprosessen 

Dersom behovet for innsyn er berettiget, og ikke er en uforholdsmessig byrde for arbeidstakeren, stilles det krav til gjennomføringen. Før det gjøres innsyn skal arbeidstakeren varsles og gis en mulighet for å uttale seg. Varslingsplikten gjelder imidlertid ikke uten unntak. Særlig der det er mistanke om grove pliktbrudd eller straffbare forhold vil et forhåndsvarsel gi arbeidstakeren en mulighet til å slette det materialet som ikke tåler dagens lys før innsynet finner sted. Dette trekkes ofte frem fra arbeidsgiversiden som et grunnlag for å unnlate forhåndsvarsel ifølge Datatilsynet. En metode som bedre ivaretar hensynet til begge parter er å sikkerhetskopiere materialet før forhåndsvarselet sendes. Risikoen for bevisforspillelse er dermed fjernet og den ansatte kan forhåndsvarsles og få mulighet uttale seg.   
Arbeidstakeren har også en innsigelsesrett mot innsynet. Denne retten følger av EUs personvernforordning artikkel 21 og er en relativt ny rettighet. Dersom arbeidstaker benytter innsigelsesretten skal arbeidsgiver stanse prosessen med mindre vedkommende kan påvise tvingende legitime grunner for behandlingen som veier tyngre enn den registrertes (arbeidstakers) interesser, rettigheter og friheter, eller behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Omformulert må arbeidsgiver bevise at det de ønsker å avdekke ved kontrollen er såpass alvorlig eller tvingende nødvendig at hensynet til virksomheten må gå foran. Terskelen her vil være høy.  
Dersom innsynet er berettiget kan arbeidstakeren være tilstede under innsynet. Kontrollen skal gjennomføres på en forsvarlig måte. Dette innebærer blant annet en plikt til å ikke endre på det undersøkte materialet. Dersom innholdet i e-postene ikke er relevant for formålet med innsynet skal de straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes, med mindre disse kan brukes som bevis i en etterfølgende sak. 

Etter at kontrollen er gjennomført 

 
Dersom innsynet er foretatt uten forhåndsvarsel skal arbeidstakeren skriftlig underrettes om dette så snart kontrollen er gjennomført. Underretningen skal gi en begrunnelse for hvorfor innsynet er gjort og hvilke rettigheter arbeidstakeren har. Det skal også opplyses om hvilke e-poster det er krevd innsyn i, hvilken metode som ble benyttet og hva som eventuelt ble avdekket ved innsynet. Uansett skal alle unødvendige kopier slettes etter at prosessen er avsluttet. Kravet om sletting av e-postkasser gjelder også ved arbeidsforholdets opphør. 

Avtale om innsyn?  

Det er verdt å merke seg at det ikke er tillat å avtale en generell rett til innsyn. Det er heller ikke tillatt å fastsette dette i instruks eller arbeidsreglement. Arbeidstaker kan imidlertid uoppfordret gi arbeidsgiver innsyn, f.eks. der fravær gjør dette nødvendig. Her vil innsynsretten være begrenset til det arbeidstaker gir adgang til og man bør derfor klart avgrense hvilke e-poster det gjelder. Grunnen til dette er ikke bare av hensyn til arbeidstaker selv, men også av hensynet til beskyttelsen av sensitive eller personlige opplysninger om tredjepersoner som måtte befinne seg der.  

Tillitsvalgtes rolle  

Arbeidstakernes tillitsvalgte skal holdes informert om hvilke kontrolltiltak virksomheten gjennomfører og planlegger å gjennomføre. Arbeidsgiverne plikter å drøfte både behov, utforming, gjennomføring og endring av kontrolltiltak med arbeidstakernes tillitsvalgte. Dersom virksomheten gjennomfører innsyn i en ansatts e-post har denne rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. En viktig del av denne bistanden vil være å opplyse arbeidstaker om hvilke rettigheter den ansatte har, og hvordan kontrollen skal gjennomføres.  

Lenker  
Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk materiale 
EUs personvernforordning